Bedrijfsvoering

In 2020 hebben wij de doorontwikkeling van de organisatie en de sturing op de bedrijfsvoering verder vorm gegeven. Ook deden we mee aan een benchmark van de apparaatskosten om informatie te verkrijgen voor het invullen van de taakstelling op de personeelsbudgetten en voor een check op het organisatieplan. De uitkomsten van de benchmark hebben we nader geanalyseerd en hier hebben we onderzoeksopdrachten op geformuleerd.

Andere ontwikkelingen zoals de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording en het project West Betuwe Financieel in Evenwicht hebben ook effect op onze bedrijfsvoering.

Uit al deze ontwikkelingen destilleren we de volgende belangrijke thema’s voor 2021:

1. Organisatieontwikkeling
2. Rechtmatigheid
3. Regie op externe partijen
4. Efficiënte inzet beleidscapaciteit
5. Slimmer organiseren
6. Kostenbeheersing en stuurinformatie

In de uitwerking van de thema’s zal een overlap zichtbaar worden doordat we bijvoorbeeld voor meerdere thema’s voor dezelfde processen maatregelen benoemen. We hebben de wens om als organisatie de interne beheersing op orde te hebben. Daarom startten we in het derde kwartaal van 2020 met de bedrijfsvoeringsagenda. Hierop staan bijvoorbeeld de risicovolle processen die in het stappenplan genoemd worden, niet alleen vanwege de rechtmatigheidsverantwoording en opmerkingen van de accountant, maar ook omdat wij die processen willen professionaliseren. Of omdat we de processen efficiënter willen inrichten zodat we met de formatie uitkomen. Belangrijk is om zo min mogelijk dubbel te doen. Dus we gaan werk met werk maken. 

Per thema geven we hierna de ontwikkeling en de acties voor 2021 weer.

1. Organisatieontwikkeling
Het programma voor organisatieontwikkeling Samen West Betuws Werken (SWBW)  loopt minimaal tot en met 2022 en kent de volgende doelen:

• gedeelde visie op de organisatie
• invullen randvoorwaarden lerende organisatie
• formatie op orde met de juiste persoon op de juiste plaats
• medewerkers ontwikkelen vaardigheden, kennis, houding en gedrag voor SWBW
• te bereiken effect en bijdrage aan maatschappelijk effect staan in de manier van werken centraal
• sturing is eenvoudig en eenduidig.

Voor het realiseren van deze doelen gaan we in 2021 verder met de ingezette lijn van het optimaliseren van processen met LEAN. Hiervoor gaan we ook mensen opleiden en zetten we aanvullend een trainee in. We investeren in overstijgend-, strategisch- en scenario-denken. Ook gaan we experimenteren met tijdelijke opdrachtteams en organisatiebreed eigenaarschap ontwikkelen en stimuleren.

2. Rechtmatigheid
Vanaf het boekjaar 2021 moet het college verantwoording afleggen aan de gemeenteraad over de naleving van de regels, die relevant zijn voor het financiële reilen en zeilen van de gemeente. Tot en met de jaarrekening 2020 geeft de accountant een oordeel over de financiële rechtmatigheid, naast het oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording sluit aan op het doel van onze organisatie om meer in control te komen.

De voorbereiding op de rechtmatigheidsverantwoording startten wij al in 2020, zoals afstemming met bestuur, organiseren van bewustwording en inventariseren en op orde brengen van de meest risicovolle processen en het opstellen van het interne controleplan. De implementatie van verbetermaatregelen in de werkprocessen zal doorlopen in 2021. Het gaat om de voor de rechtmatigheidsverantwoording meest risicovolle processen. Dit zijn processen met een groot financieel belang zoals:

• inkoopproces
• Salarisproces
• Subsidieproces
• Proces van verstrekkingen Wmo en Jeugdzorg
• Proces van grondtransacties

In 2021 gaan we:

1. Regelmatige check doen op opzet, bestaan en werking van deze processen, volgens de planning uit het interne controleplan (PDCA-cyclus toepassen om te leren van gemaakte fouten)
2. Bepalen in welke gevallen het college een herstelbesluit kan toepassen 
3. Bij nieuw beleid direct aandacht besteden aan het organiseren van rechtmatig handelen en eventueel aanpassen van processen.

Omdat we de verbijzonderde interne controle en een aantal bedrijfsvoeringsprocessen hebben ondergebracht bij de Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe (BWB) pakken we een deel van deze acties samen met BWB en de gemeenten Tiel en Culemborg op.

3. Regie op externe partijen:
In 2020 voerden we een benchmark uit over onze apparaatskosten ten opzichte van andere gemeenten. Hieruit bleek dat West Betuwe ten opzichte van andere gemeenten een kleine organisatie heeft, maar de uitvoering van gemeentelijke taken is niet de goedkoopste. Dat heeft ermee te maken dat we veel taken door derden laten uitvoeren, ruim 50 procent van de totale apparaatskosten wordt uitgegeven aan uitvoering van taken door derden. Tegelijkertijd is er weinig formatie toegedeeld aan regie- en contractmanagement. En kan de vraag gesteld worden in hoeverre West Betuwe stuurt op een doelmatige uitvoering van de taken door derden? Daarom onderzoeken we op dit moment hoe we de regie op verbonden partijen nu georganiseerd hebben en wat passend is voor West Betuwe. Ook onderzoeken we hoe contractmanagement (en inkoop) kunnen bijdragen aan betere sturing en lagere kosten.
De implementatie van de aanbevelingen uit beide onderzoeken loopt door in 2021.

4. Efficiënte inzet beleidscapaciteit
De benchmarkuitkomsten lieten ook zien dat beleid versnipperd in de organisatie zit en dat beleidsmedewerkers ook veel uitvoerende taken hebben. Er zijn relatief veel beleidsfuncties in hogere schalen.  In de praktijk blijkt dat vaak extra wordt ingehuurd voor beleidsontwikkeling. Daarom onderzoeken we op dit moment in welke teams dit speelt, of er voldoende gelaagdheid en diversiteit in de beleidsfuncties is en hoe we de beleidsfuncties kunnen doorontwikkelen.
De implementatie van de aanbevelingen van deze onderzoeken zal doorlopen in 2021.

5. Slimmer organiseren
Op onderdelen besteedt West Betuwe volgens de benchmark meer formatie aan de clusters dan gemiddeld volgens de benchmark en is ook de formatie niet in evenwicht met de werklast. Daarom onderzoeken we of het werk slimmer georganiseerd kan worden. Slimmer organiseren heeft zowel te maken met onze eigen bedrijfsprocessen als met de ondersteunende bedrijfsvoering. In het derde en vierde kwartaal van 2020 onderzoeken we welk effect het harmoniseren en lean maken van onze bedrijfsprocessen kan hebben en hoe de ondersteunende bedrijfsvoeringsprocessen verbeterd en lean gemaakt kunnen worden.
De implementatie van de aanbevelingen uit deze onderzoeken loopt naar verwachting door in 2021 en 2022.

6. Kostenbeheersing en stuurinformatie
Een belangrijk onderdeel van de interne beheersing is kostenbeheersing en het verkrijgen van stuurinformatie. Dit heeft zowel te maken met het realiseren van de personele taakstelling als met Grip op sociaal domein (zie ook het VNG onderzoek) en de bezuinigingsopgave voor West Betuwe Financieel in Evenwicht. Ook hiervoor startten we in 2020 met een aantal verbetertrajecten die grotendeels doorlopen in 2021. Onderwerpen waarvoor we in 2021 acties uitvoeren zijn:

• grip op personeelskosten en inhuur
• managementinformatie sociaal domein
• liquiditeitsprognose/ uitgavenplanning
• grondexploitatie (verbeteren sturing en budgetbeheer)
• risicomanagement
• ICT in control
• datagedreven werken
• budgetbeheer